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座席表のひと工夫で社内コミュニケーションを活性化!3つのオフィスをつないだ新しい座席表とは?

会社の規模が大きくなるにつれて必ずぶつかるのが、「社内コミュニケーション」の壁。会社の中に知らない人が増えると、伝達ミスや抜け漏れが起こったり、社内リソースをうまく活用できなかったりと、もったいない一面も出てくるものです。

そんな組織拡大にまつわる悩みを「座席表」で解決したベンチャー企業があると聞いて、お話を聞きに行ってきました。(note編集部 田嶋)

ーーー本日はよろしくお願いします!

よろしくお願いします。

《プロフィール》

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徳永学さん
株式会社コドモン執行役員。コーポレート部門、事業開発を担当。

新卒で楽天(株)に入社し、組織構築や仕組み化、オペレーションの設計を行う。アウトソース先の企業へ出向した後、新卒・中途新人の研修や教育も担当。HR領域の責任者として、また創業期6人目の社員として(株)Housmartに参画。 1年半で4倍に成長した同社を管理・組織面から支え、営業・営業企画・アライアンス・広報など幅広く経験する。 

保育園経営支援サービス「コドモン」を運営する(株)スパインラボへ参画。 スパインラボが新設分割にてコドモン事業を運営するための株式会社コドモンを設立し、執行役員となる。

👇徳永さんの詳しいプロフィールはこちらから👇

《株式会社コドモン》
2009年に設立した㈱スパインラボより、2018年に新設分割。メインプロダクト、「CoDMON(コドモン)」で保育園・幼稚園・学童・小学校で働く先生向けの業務支援サービスをSaaSで展開。2015年2月よりサービスをスタートして以来、2020年2月で4,700園と、幼稚園・保育園・学童で最も使われているクラウドサービス。アプリを使った保護者との連絡や、登降園の管理、職員の勤怠管理などをICT化することによって、先生がやりがいを持って働き続けられる 環境作りをワンストップで提供する。

ーーー突然ですが、「コドモンの座席表がすごい」という噂をお聞きしまして…。その仕組みや誕生秘話を伺いたくて来ました!一般的な「座席表」には、座っているメンバーの名前が書いてあるだけのイメージなのですが、コドモンさんの場合はどのようになっているのですか?

オフィスでの座席とあわせて、それぞれが「会社で何をやっているか(OKR=目標のこと)」「どんな人なのか(プロフィール)」を、見られるようにしました。これですね!

座席表(ぼかし)

ーーー座席表が便利すぎる…!オフィス内の座席と個人のプロフィールが結びつくのはありそうでなかったので新鮮です。

以前は各自の自己紹介と座席の情報がバラバラになっていたんです。あるとき、「それぞれの社員のOKRをみんなが見えるようにしたいな」と考えたときに、座席表からリンクさせることを思いついたんです。そこに個人のプロフィールも載せたら一石三鳥だなと思って、Profieeを載せるようにしました。

※Profieeとは…
弊社、株式会社Spreadyが19年9月にオープンした自己紹介ツール。「はじめまして革命」をモットーに、自分のプロフィールを簡単に載せることができ、SNS等でシェアすることで、オンライン/オフライン問わず「はじめまして」時の話のきっかけになります 

座席表、誕生の秘話

弊社のオフィスは3つに分かれているんです。ここ三田オフィスと歩いて5分くらいの距離にある芝オフィス、そして19年12月から始動した宮崎オフィス。

現在、社員数は60名ほどですが、比較的近い三田オフィスと芝オフィスでもやはり普段離れている分、社員どうし顔と名前が一致していなかったり、全社会議をしてもなんとなく距離ができたり…と課題を感じていました。

宮崎のオフィスはもっと遠く離れていますから、顔を合わせる機会も少ないですし、さらには毎月10名ほど新たなメンバーが入社してくれるようになったため、「社内のメンバーの顔と名前、何をしている人かがわからない」状況が生まれやすくなっていたんです。

この状況は社内コミュニケーションで解決すると思うので、もうちょっとプライベート含めて社員の交流を深めたいけれど、かといってFacebookなどのSNSを交換するのはかなりハードルが高い。そこで、自己紹介だけに特化したサービス「Profiee」の導入を決めました。

ーーー全社でProfieeを使ってもらっているなんて、ありがとうございます!導入のきっかけがあったのでしょうか…?

元々は自分で使っていたんです。初めての方とお会いするたびに同じ自己紹介を何度も何度もするのは大変ですよね。ところがProfieeを見てもらえば、簡潔に自分のプロフィールを伝えられるのでめちゃくちゃスムーズになりました。

今ではメールの署名にもProfieeのURLを入れています。面接や商談の際にも事前に「僕の自己紹介です!」と送っておくとアイスブレイクにもなるんです。

署名

「これは使えるぞ!」とコドモンのメンバー全員にProfieeを作ってもらって座席表に併記しています。

ーーーそんなに活用してもらっているとは…!個人で使ってもらう想定をしていたので、組織内でも役に立つと聞いて嬉しいです。でも、全員に作ってもらったり浸透させたりするのって大変じゃないですか?

今のところは「メンバー全員が個人のURLを持っている」状態をマストの条件にしています。ただ、一方でProfieeの中身はそれぞれに任せています。

たとえばProfieeに載せている情報が少ない人がいたとしても、「あ、この人はプライベートをあんまり見せたくない人なのかな」という風に捉えることができますよね。

コドモンのメンバーは全員が必ずしもSNSなどを使いこなしている人ばかりでもないので、Profieeに載せている情報の粒度も人によってかなり違います。それでもかなり直感的に作成できるのでみんなが使いやすいツールかな、と。

あとは座席表との組み合わせが思った以上に良いです!わざわざ社員名簿を作るのはなんだか非効率ですし、かといってツリー型の組織図に組み込んでしまうのも上下関係を想像させてしまうので本意ではない。でも、座席表であれば普段使いしているフラットな図でアクセスしやすいですし社員の情報を集約する場として割とおすすめです。これは全部の企業が導入するべきだと僕は思っています(笑)

いちばん役に立ったと感じたことは入社が決まった人に対して、先にProfieeの作成をお願いしていることですね。迎える側としても、どんな人が来るのか事前に分かるので受け入れしやすいですし、入社する方にとっても社員のProfieeから職場の雰囲気やチームメンバーの様子を事前につかむことができるので、入社後のオンボーディングや定着率にもいい影響が出てくると思います。

野村さん(ぼかし)

(取材の数週間前にジョインしたばかりのインターンの野村舞鈴さんも座席表をフル活用しているとのこと)

以前にも、社内で使っている別のツールで社員の自己紹介ページを作ろうとしたことがあります。ただ、使い慣れない方にとっては記述がマークダウン式だと結構ハードルが高くて。

そういう意味で、Profieeは簡単に作れますし、入社前の人や社外の方にも送りやすいので「ちょうどいい」んです。

ーーー外部の方とのやりとりにも使っていらっしゃるんですか?

使っていますよ!僕自身はがんがん使っていますし、人によっては自治体の方にもアイスブレイクとして送っているみたいです。ここでもやはり出身地や趣味の話などで盛り上がるとのこと。

あとは先日リリースにて発表したうるるさんとのアライアンスなのですが、実はこの時も僕が最初にProfieeを送ったことにより、先方の担当者が「いいですね!僕も作ってみました!」と向こうもProfieeを送ってくれたんです。企業提携のアライアンス担当って結構シビアな話もするのでなかなか打ち解けにくいものなのですが、お互いの背景を知ることでよりよい関係性を築いていけると感じました。

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ほかにも、社内ではProfieeのURLをSlackのプロフィールにも入れるように呼びかけていますね。社内はもちろん、社外の方ともSlackでやり取りすることがあるのですが、Profieeをきっかけにコミュニケーションが円滑になっています。

これからも個人のProfieeをもっと充実させていって、社内外を問わずにフル活用します!

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リリース時には「令和のmixi」などと呼ばれていたProfiee。まさか、企業内でも活用されてるとは非常に嬉しいです!徳永さんは「全部の会社が取り入れればいいのに!」と熱意たっぷりに語ってくださいました。

皆さんの組織でも使えるかも…ということで、まずは読んでいるあなたのProfieeを作ってみてください!SNSのプロフィール欄や固定ツイート、中には名刺にQRコードを入れるという荒技まで(!)様々なシーンの「はじめまして」がより便利になるはずです。ぜひぜひ試してみてください!

書き手:田嶋のProfieeはこちら
👇Profieeを作りたいかたはこちら👇


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